Der Tag der offenen Tür, das Firmenjubiläum, der Geburtstag des Gründers, das Highlight auf dem Messestand – es gibt sehr viele unterschiedliche Veranstaltungen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen hoffentlich bei Ihren Vorbereitungen. Wir bieten aber nur eine grobe Orientierungshilfe und Gedächtnisstütze.

1. Terminfindung

a) Prüfen: Gibt es Überschneidungen mit anderen großen Veranstaltungen wie Messen oder den Schulferien?

b) Programm: Sollen Festredner / Moderatoren / Musiker usw. kommen? Dann frühzeitig auf den Termin verpflichten – und zwar mit allen Beteiligten schriftlich! Sofern Prominente/Politiker eingeladen werden: Es gibt immer nur ein enges Zeitfenster für einen Besuch, wobei auch noch Verspätungen einzuplanen sind.

c) Veranstaltungsort: Ist der Ort gut erreichbar? Auch mit dem ÖPNV? Können Informationen über Bus-, Straßenbahnlinien und Zug- sowie Flugverbindungen bereit gestellt werden? Gibt es eine Anfahrtsskizze? Gibt es genügend Parkplätze? Ist ein Bus- oder Taxitransfer erforderlich? Sollen Hotelkontingente für Gäste von außerhalb reserviert werden? Was ist mit den Fahrern bei VIPs?

d) Ist die Halle/der Saal etc. gebucht? Ist das technische Personal informiert? Muss die Feuerwehr benachrichtigt werden? Sollte ein Sanitäter vor Ort sein? Was übernimmt die eigene Versicherung? Gibt es einen Erholungsraum für die Mitarbeiter/Fahrer, wohin kommen die Wertsachen der Mitarbeiter?

e) Programm: Wie soll die Veranstaltung ablaufen? Wer erstellt den Ablaufplan und sorgt dafür, dass das Programm nicht zu trocken gestaltet wird? Ziel: Wenig Pflicht, viel bunte Kür. Soll es zwischen den Reden ein Unterhaltungsprogramm geben? Eventuell einen Programmverantwortlichen als Ansprechpartner für Künstler bestimmen, der auch während der Veranstaltung den Ablauf koordiniert.

f) Wird ein Caterer benötigt? Menü, Getränke auswählen und Kostenvoranschläge einholen. Ist Geschirr vorhanden? Wer übernimmt die Bedienung?

2. Einladung

a) Wer erstellt den Verteiler? Was ist, wenn zu wenige Gäste zusagen? Eventuell einen Alternativverteiler aufbauen.

b) Einladung vier bis sechs Wochen vor dem Termin – aber VIPs teilweise sechs Monate vorab oder noch früher. Rückläufe kontrollieren, wenn nötig aus dem Alternativverteiler nachladen. Ort, Straße und Hausnummer für die Navigationsgeräte eindeutig benennen.

c) Pressearbeit: Eventuell Presse einladen, dann Pressekonferenz oder Pressegespräch vor der Veranstaltung organisieren. Fototermin für Bildjournalisten anbieten, bei dem Redner und Gastgeber verfügbar sind. Journalisten mit einer Woche Vorlauf einladen. Einen Fotografen für die Veranstaltung engagieren, der Bilder für den eigenen Bedarf macht. Achtung: Sofern auch als Pressefoto gedacht: Bildrechte für einen oder mehrere Abdrücke vorab mit dem Fotografen abklären! Kurze Pressemitteilung vorbereiten. Inhalt: Wer sagt was (Vornamen nicht vergessen), was ist der Anlass, wann und wo läuft die Veranstaltung? Pressemappen vorhalten, mit Pressemitteilung, Name des intern Verantwortlichen mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Imagebroschüre, ggf. Werbematerial. Sofern möglich, auch Pressefotos zum Download von der eigenen Homepage anbieten – und darauf in der Pressemappe hinwiesen. Ansonsten das Zumailen der Fotos anbieten – an möglichst hohe Bildauflösung denken. Die Nachbereitung erfolgt über die Auswertung der Berichterstattung.

3. Ablauf vor Ort

a) Die Räume: Was ist wo vorhanden, was wird zusätzlich benötigt? Gibt es einen Raumplan? Kommen Behinderte? Was ist mit Lüftung, Lichtverhältnissen und der Technik (Beamer, Sound)? Gibt es Tische, Bistrotische und Stühle und in welchem Zustand sind diese? Ist ein Rednerpult vorhanden? Gibt es eine Bühne? Was ist mit den sanitären Anlagen (letzter Kontrollgang kurz vor Beginn ist immer angebracht!)? Wird eine Garderobe gebraucht, muss sich jemand umziehen? Sollen Werbematerialien ausgelegt werden – wenn ja: wo?

b) Die Bestuhlung: Nicht zu viele Stühle! Jede Veranstaltung wirkt überzeugender, wenn kaum freie Plätze vorhanden sind. Oft kommen 20 bis 30 Prozent der Gäste nicht. Sollten dennoch alle Eingeladenen kommen: zusätzliche Stühle besorgen (soll spontan wirken, muss aber geplant sein). Soll es reservierte Plätze für VIP-Gäste geben? Wenn ja: Wer kümmert sich darum und markiert die Plätze? Für die erste Reihe spezielle Gästeplätze mit Beschilderung einplanen, damit die Plätze nicht leer bleiben.

c) Personal: Vorab alle Details mit dem Hausmeister, den Technikern/Tontechnikern klären. Wer übernimmt die Begrüßung und Eingangskontrolle (Gästeliste)? Ist Servicepersonal für Getränke, Catering, Hostessen für VIP-Betreuung, die Garderobe, die WCs vorhanden? Wo sollen sich die Sanitäter aufhalten?

d) Wer kümmert sich um die Dekoration mit Blumen, Tischtüchern, Stellwänden, Infomaterial? Soll auf den Plätzen ein Ablaufprogramm liegen? Und was ist mit der Teilnehmerliste, dem Informationsmaterial, den Broschüren, den Namenschildern/Tischschildern? Gibt es eine Sitzordnung?

4. Am Ende

a) Bekommen die Gäste beim Abschied ein kleines Geschenk?

b) Eventuell ein Dankesschreiben an die Gäste senden.

c) Sollen Fragebögen zur Bewertung der Veranstaltung ausliegen und eingesammelt werden? Wer ist dafür verantwortlich?

d) Soll mit dem Team im Nachhinein besprochen werden, was gut war und was besser werden kann? Dann einen entsprechenden Termin zeitnah vereinbaren und die Vorschläge für die nächste Veranstaltung notieren und auswerten.